邮件合并功能的基本步骤(满满的干货邮件合并详细步骤)
在日常办公过程中,通常会遇到批量在word文档中批量导入Excel文件中的内容后打印这一类问题 。这个过程最常用就是word文档中的邮件合并功能了,现在常用的word文档处理软件有wps和office两种,下面就两种办公软件的邮件合并的具体步骤进行说明解释
一、模板设计 。
【满满的干货邮件合并详细步骤 ?邮件合并功能的基本步骤】1.办公室常用打印纸一般都是A4纸 , 可能咱们所需要打印出来的纸张不是A4 , 比如说身份证大小 , 那么需要先设计纸张大小为85.6mm*54mm:

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office2007纸张大小设置

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wps纸张大小设置
在下拉菜单中的最下面选择----其它页面大?。??胍趁嫔柚媒缑?,根据需要进行设置 。小编以身份证大小为例进行设置,注意纸张大小设置完一定要调整页边距 。

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设置纸张大小

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设置页边距
2.纸张大小设置完就要进行模板的设计,比如批量打印奖状(假设A5大?。?嵯颍?合壬柚靡趁?

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设置页面为A5,横向
然后进行文字编辑,包括文字的大?。?字体 , 位置,比如:

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文字编辑完后可在奖状上进行试?。?笮∥恢枚己鲜屎缶涂梢越?信?康既肫渌???畔⒔?写蛴×耍?这就需要用到邮件合并功能了 。
二、邮件合并具体步骤:
1、做好需要导入的Excel文件 。该文件是保存好后再没有修改的,如有修改的情况,建议重新做一个Excel文件,因为如果是在原来保存好的Excel文件上进行修改后的文件进行邮件合并,可能会出现失败的情况 。
并且Excel文件第一行不能出现合并单元格等情况,有些文件第一行有表格标题等等,这些一律要删掉 。

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2.在word文档中找到邮件功能

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office2007中邮件的位置

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wps中邮件的位置
3.点击邮件,进入邮件合并功能界面
office中:选择收件人→使用现有列表,在弹出的窗口中找到需要导入的exce文件后打开

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在弹出的窗口点确定
wps中:打开数据源,然后在弹出的窗口中找到需要导入的exce文件后打开,

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在弹出的框口点确定
4.需要明确导入的内容替换的是模板上的哪些内容 。在原模板中删掉相应的内容后选择---插入合并域,选择对应的内容插入 。
比如奖状中需替换的内容是高一年级、第一名、张三 。插入合并域后变成:

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这一步wps和office基本相同,不同点是office的插入的合并域在下拉菜单中选择
wps在弹出的窗口中选择

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5.合并完成
office中点完成合并

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office2007中完成合并
在弹出的下拉菜单中选择编辑单个文件

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后点确定 , 会弹出合并后的所有文档

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至此完成了批量导入,邮件合并完成 。下面可选择打印、编辑等等 。
wps中:选择合并到新文档

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在弹出的窗口中点确定,会弹出合并后的所有文档

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至此完成了批量导入,邮件合并完成 。下面可选择打印、编辑等等 。
三、打印
如果设计的模板是比较小 , 而一张A4纸上只打印一个,这就比较浪费纸张(无所谓的略过) 。则需要在打印界面的缩放栏进行每页的版数 。

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office2007打印界面

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wps打印界面
编辑好后可进行打印 。
至此完成所有操作 。
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